Sanaston tietosuojakäytäntö

Millaisia tietoja sinusta kerätään ja miksi?

Jokaisella on oikeus tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu ja miksi.

Haluamme kertoa tietosuojakäytännöistämme mahdollisimman avoimesti, selkeästi ja ymmärrettävästi. Jos sinulla on tämän sivun luettuasi mitä tahansa kysyttävää tietosuoja-asioista Sanastossa, ota yhteyttä!

Keräämme tietoja asiakkaistamme vain tekijänoikeuskorvausten mahdollisimman tehokasta tilittämistä varten. Kirjallisuuden tekijät antavat pääosan tiedoistaan itse oma.sanasto.fi-palvelussa: esimerkiksi yhteystiedot ja pankkitiedot. Verotustietoja saamme myös viranomaisilta. Lisäksi keräämme eri tahoilta teosten käyttötietoja korvausten maksua varten: esimerkiksi kirjastoilta keräämme lainaustilastoja lainauskorvausten maksua varten.

Tekijöiden antamia yhteystietoja käytetään Sanaston asiakasviestintään. Tiedotamme asiakkaille tärkeistä asioista ja olemme tarvittaessa yhteydessä yksittäisiin tekijöihin. Keräämme tilastotietoa muutamista asioista (kuten tekijöiden edustamat kirjallisuudenlajit), mutta tietojen antaminen on vapaaehtoista. Pidämme tallessa myös tiedot tekijöille maksetuista tilityksistä.

Sanaston Lupakaupan asiakkailta kerätään tiedot, joiden avulla teosten käyttö voidaan laskuttaa ja hoitaa yhteydenpitoa. Pidämme tallessa myös Lupakaupan laskutustiedot.

Miten suojaamme henkilötietojasi?

Huolehdimme yksityisyydensuojasta kaikissa tilanteissa.

Asiakkaiden tietosuoja on Sanastolle tärkeä asia. Käsittelemme henkilötietoja vain tekijänoikeuskorvausten tilittämistä varten, ja henkilökuntamme on koulutettu tietosuoja-asioissa. Vaalimme asiakkaidemme yksityisyyttä.

Verkkopalveluissamme on huolehdittu tietoturvasta, jotta asiakkaamme voivat turvallisesti toimittaa meille tietoja verkossa. Huolehdimme yksityisyydensuojasta myös silloin, kun annamme asiakkaalle tietoja puhelimessa, sähköpostitse tai kasvokkain – tästä syystä myös varmistamme aina asiakkaamme henkilöllisyyden.

Sanaston säilyttämät digitaaliset tietoaineistot on suojattu asianmukaisin teknisin keinoin ja fyysiset aineistot säilytetään lukkojen takana. Tietoihin on pääsy vain Sanaston henkilökunnalla sekä digitaalisten tietojen osalta järjestelmätoimittajan määrätyillä työntekijöillä. Edellytämme myös kaikilta järjestelmätoimittajiltamme asianmukaista tietoturvaa.

Kenelle luovutamme tietojasi?

Sanasto ei luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman perusteltua syytä.

Sanasto ei koskaan luovuta kirjallisuuden tekijöiden tietoja kolmansille osapuolille ilman perusteltua syytä. Käytännössä tietoja voidaan antaa viranomaisille, kuten Verohallintoon ja Kelaan.

Pelkkiä teostietoja luovutetaan myös Sanaston yhteistyöorganisaatioihin tilanteissa, joissa tietojen luovuttaminen on perustelua tilitysten hoitamiseksi. Jaamme teostietoja esimerkiksi Kansalliskirjaston kanssa, jotta teostietoja sisältävään tietokantaan saadaan koottua mahdollisimman täsmälliset tiedot. Kun tietokanta on kattava, saadaan myös Sanaston jakamat lainauskorvaukset tilitettyä tehokkaasti sen avulla.

Kirjallisuuden tekijät voivat itse valita oma.sanasto.fi-verkkopalvelussa, saako Sanasto luovuttaa hänen yhteystietojaan teosten käyttölupa-asioissa. Sanasto luovuttaa yhteystiedot teosten käyttöä tiedustelevalle taholle (esim. kustantamo tai teatteri) vain niissä tilanteissa, joihin Sanasto ei itse myönnä käyttölupia. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi kokonaisen teoksen uudelleenjulkaisu tai teoksen muuntelu toiseen taiteenlajiin. Sanasto ei luovuta tietoja muissa tarkoituksissa ja pitää huolta esimerkiksi kirjallisuuden tekijöiden salanimien suojaamisesta.

Lupakaupan asiakkaista emme luovuta tietoja eteenpäin.

Kauanko tietojasi säilytetään?

Kirjallisuuden tekijöiden henkilötiedot säilytetään Sanaston asiakkuuden ajan. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä.

Tilityshistorian säilytämme tallessa pidempään, niin kauan kuin kirjanpitolaki sitä edellyttää. Samoin Lupakaupan asiakkaita koskevia laskutustietoja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti.

Miten voit vaikuttaa sinusta tallennettuihin tietoihin?

Asiakkailla on oikeus tarkastaa tallennetut tiedot ja oikeus vaatia korjaamaan tiedot.

Tämä on tärkeä osuus tietosuojakäytännöissä: asiakkailla on aina oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot ja oikeus vaatia korjaamaan tiedot.

Käytännössä kirjallisuuden tekijät pääsevät itse tarkastelemaan ja korjaamaan pääosaa Sanastoon toimitetuista tiedoista oma.sanasto.fi-palvelussa. Verkkopalvelun uudistuessa syksyllä 2018 avaamme nähtäville entistä enemmän tietoja (mm. henkilökohtaiset lainaustilastot).

Sinulla on myös oikeus saada nähtävillesi kaikki Sanaston sinusta tallentamat tiedot. Tarkastus on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. Sama koskee Lupakaupan asiakkaita. Mikäli korjaamista vaatii jokin sellainen tieto, jota et itse voi täydentää verkkopalvelussamme, otathan yhteyttä asiakaspalveluumme!

Sinulla on myös oikeus siirtää sinusta tallennetut tiedot toiseen järjestelmään niin halutessasi – silloin toimitamme tiedot sopivassa digitaalisessa muodossa.

Tietoa evästeistä

Evästeillä kerätään käyttäjätietoa ja parannetaan sivustojen toimintaa.

Sanaston verkkosivustoilla käytetään evästeitä, joiden avulla keräämme tietoa sivujemme käytöstä ja parannamme sivujen toimivuutta.

Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka tallentuvat tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi kun käyt verkkosivustoilla. Ne eivät vahingoita käyttäjien laitteita tai tiedostoja. Keräämme evästeiden avulla esimerkiksi sivuston kävijätilastoja ja analysoimme tietoja. Mitään henkilökohtaisia tietoja ei tallenneta evästeisiimme.

Voit halutessasi estää evästeiden käytön muuttamalla verkkoselaimesi asetuksia. Kannattaa huomata, että osa verkkosivujen toiminnoista kuitenkin edellyttää evästeitä, joten niiden estäminen saattaa vaikuttaa sivustojen toimivuuteen.

Voit lisäksi lukea Sanaston tietosuojaselosteet:

Tietosuojaseloste kirjallisuuden tekijöille
Tietosuojaseloste Lupakaupan asiakkaille

Ota yhteyttä Sanastoon:

+358 (0)9 5629 3300 (arkisin klo 10–15)
info@sanasto.fi