Tietosuojaseloste kirjallisuuden tekijöille

Tietosuojaseloste Sanaston ylläpitämästä oikeudenomistajarekisteristä.
Laadittu: 15.5.2018

1. Rekisteripitäjä

Sanasto ry (y-tunnus: 1981169-8)
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 9 5629 3300
info@sanasto.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tilityspäällikkö Pentti Nieminen, Sanasto ry
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 9 5629 3360
pentti.nieminen@sanasto.fi

3. Rekisterin nimi

Sanaston oikeudenomistajarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään

  • asiakassuhteen perustamiseen ja hoitoon
  • teos- ja tekijätietojen ylläpitämiseen
  • tekijänoikeuskorvausten tilittämiseen
  • teosten esitys- ja käyttökorvausten kohdentamiseen
  • tekijän tai oikeudenomistajan yhteystietojen luovuttamiseen käyttölupia tiedusteleville tahoille, mikäli Sanasto ei myönnä käyttölupia kyseisiin käyttötilanteisiin (yhteystiedot luovutetaan vain tekijän luvalla)

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu useista samaan tarkoitukseen käytettävistä osarekistereistä. Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • nimi, osoite, henkilötunnus, y-tunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • verotiedot, pankkiyhteystiedot, mahdolliset ulosottotiedot
  • tieto asiakkuudesta, sähköisissä liittymisissä ip-osoite
  • käyttäjätunnus ja salasana
  • edunsaajat
  • aliakset (nimet ja nimimerkit, joilla tekijä on julkaissut teoksia)
  • korvaushistoria
  • teoksen nimi ja tekijätiedot sekä tekijärooli (kirjailija, kääntäjä, toimittaja, kuvittaja)
  • tekijän edustamat kirjallisuudenlajit
  • jäsenyys Sanaston jäsenjärjestössä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisterin tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään, asiakkuussopimuksesta ja muusta rekisteröidyn toimittamasta asiakkuussuhteen hoitamiseksi tarvittavasta aineistosta, viranomaisilta (mm. Verohallinto), rekisterinpitäjän jäsen- ja sisarjärjestöiltä sekä muilta yhteistyöorganisaatioilta.

Henkilötietojen keräämiseen käytetään manuaalisen aineiston lisäksi Sanaston verkkopalvelua, jossa rekisteröidyt voivat ylläpitää omia tietojaan. Verkossa lähetettäviä tietoja suojataan aina TLS-suojatulla verkkoyhteydellä.

Teosten käyttötietoja kerätään radio- ja tv-käyttöä koskevista raporteista, ohjelmailmoituksista ja muista raporteista. Lisäksi kerätään käyttötietoja kirjastojen lainausaineistosta ja teosten käyttöilmoituksista Sanaston lupakaupasta sekä muista Sanaston kirjallisuuden käyttäjiltä keräämistä raporteista.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisilmoituksia varten (mm. Verohallinto, Kansaneläkelaitos).

Jos rekisteröity on Sanastolle luovuttamassaan asiakkuussopimuksessa tai Sanaston verkkopalvelussa antanut siihen erikseen suostumuksen, voidaan rekisteröidyn perustietoja (nimi-, osoite-, numerotiedot, sähköpostiosoite) sekä teostietoja luovuttaa tekijänoikeudellisten lupien hankkimiseksi suoraan asiakkaalta niissä käyttötilanteissa, joihin Sanasto ei myönnä lupia. Tekijä- ja teostietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän jäsen- ja sisarjärjestöille sekä muille yhteistyöorganisaatioille tekijänoikeuskorvausten oikean tilityksen varmistamiseksi sekä teostietojen laadun parantamiseksi kirjallisuuden alalla käytettävissä tietokannoissa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröidyn perus- ja teostietoja voidaan siirtää kohdassa 7. mainittuja tarkoituksia varten myös EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa rekisterinpitäjän toimitiloissa ja on ainoastaan Sanaston henkilökunnan käytössä.

Digitaalisesti tallennetut tiedot on suojattu asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan Sanaston henkilökunnalla sekä järjestelmätoimittajan määrätyillä työntekijöillä. Tietoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Sanasto edellyttää kaikilta järjestelmätoimittajiltaan asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. Jos rekisteröity haluaa saada lisätietoja henkilötietojensa käsittelystä, hän voi ottaa yhteyttä edellä mainittuun rekisteriasioita hoitavaan henkilöön. Tarkastuspyyntö on tehtävä omakätisesti allekirjoitetulla tai vastaavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

11. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn esittämästä vaatimuksesta.

Tiedon korjaamista koskeva vaatimus tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Sanasto, Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs., 00130 Helsinki

Tietojen korjaamista koskevassa vaatimuksessa on yksilöitävä, mitä tietoa se koskee. Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus itse korjata virheellisiksi havaitsemiaan tietoja Sanaston verkkopalvelussa.

13. Henkilötietojen säilytys

Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja rekisteröidyn asiakkuuden keston ajan. Henkilötiedot poistetaan asiakkuuden päättyessä.

Edellä sanotusta poiketen rekisterissä kuitenkin säilytetään rekisteröidyn korvaushistoriatieto tekijänoikeuskorvausten oikean tilittämisen varmistamiseksi sekä tieto siitä, että rekisteröity on ollut Sanaston asiakas. Myös kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan säilyttää pitempään.

14. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että rekisterinpitäjä ei noudata häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valitusoikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.