Dataskyddsbeskrivning för upphovspersoner inom litteratur

Dataskyddsbeskrivning för registret över rättsinnehavare som upprätthålls av Sanasto. Upprättad den 15 maj 2018.

1. Personuppgiftsansvarig

Sanasto rf (FO-nummer: 1981169-8)
Högbergsgatan 30 A, 5:e vån., 00130 Helsingfors
+358 9 5629 3300
info@sanasto.fi

2. Ansvarig för registerärenden

Utbetalningschef Pentti Nieminen, Sanasto rf
Högbergsgatan 30 A, 5:e vån., 00130 Helsingfors
+358 9 5629 3360
pentti.nieminen@sanasto.fi

3. Registrets namn

Sanastos rättsinnehavarregister

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter som har sparats i registret används för att

  • etablera och sköta ett kundförhållande
  • upprätthålla uppgifter om verk och upphovspersoner
  • betala ut upphovsrättsersättningar
  • allokera ersättningarna för framförande och användning av verk
  • överlämna upphovspersonens eller rättsinnehavarens kontaktuppgifter till aktörer som frågar efter tillstånd att använda verk, ifall Sanasto inte beviljar licenser för användningssyftet i fråga (kontaktuppgifterna överlämnas bara med upphovspersonens tillstånd)

5. Registrets datainnefåll

Registret består av flera olika delregister som används i samma syfte. Följande uppgifter kan sparas om den registrerade:

  • namn, adress, personbeteckning, FO-nummer, telefonnummer, e-postadress
  • beskattningsuppgifter, bankkontaktuppgifter, uppgifter om eventuell utsökning
  • uppgift om eventuellt kundförhållande, i elektroniska anslutningar IP-adress
  • användar-ID och lösenord
  • förmånstagare
  • alias (namn och pseudonymer med vilka upphovspersonen har gett ut verk)
  • ersättningshistoria
  • verkets namn och uppgifter om upphovspersonerna samt deras roller (författare, översättare, redaktör, illustratör)
  • de litterära genrer som upphovspersonen representerar
  • medlemskap i Sanastos medlemsorganisation

6. Regelmässiga informationskällor

 

Uppgifterna i registret samlas in av den registrerade, från kundavtalet och annat material som den registrerade lämnat för att kundförhållandet ska kunna skötas, från myndigheter (bl.a. Skatteförvaltningen), den personuppgiftsansvariges medlems- och systerorganisationer samt från andra samarbetsorganisationer.

För att samla in personuppgifter används utöver manuellt material Sanastos webbtjänst, i vilken de registrerade kan upprätthålla sina egna uppgifter. Den information som skickas via nätet skyddas alltid med en TLS-skyddad nätförbindelse.

Uppgifter om verkens användning samlas in från rapporter om radio- och tv-användning, programrapporter och andra rapporter. Därtill samlar vi användningsinformation från

bibliotekens utlåningsmaterial och anmälningar om användningen av verk från Sanastos licensbutik samt från andra rapporter som Sanasto samlar in av användarna av litteratur.

7. Regelmässig överlåtelse av information

Registeruppgifter kan överlåtas för anmälningar till myndigheter (bl.a. Skatteförvaltningen, FPA).

Om den registrerade har i det kundavtal som lämnats till Sanasto eller i Sanastos webbtjänst gett ett separat samtycke till detta, kan basuppgifter om den registrerade (namn-, adress-, telefonuppgifter, e-postadress) samt verkuppgifter överlåtas för anskaffning av upphovsrättsliga tillstånd direkt av kunden i de användningssituationer för vilka Sanasto inte beviljar tillstånd. Uppgifter om upphovspersoner och verk kan överlåtas till den personuppgiftsansvariges medlems- och systerorganisationer samt andra samarbetsorganisationer för att trygga den korrekta utbetalningen av upphovsrättsersättningar samt för att förbättra kvaliteten på verkuppgifter i databaser som används inom litteratur.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Den registrerades bas- och verkuppgifter kan även överföras utanför EU och EES i de syften som nämns under punkt 7.

9. Principerna för skyddande av registret

Manuellt material förvaras bakom lås i den personuppgiftsansvariges lokaler och är endast tillgängligt för Sanastos personal.

Information som har sparats digitalt har skyddats med ändamålsenliga tekniska åtgärder. Endast Sanastos personal samt systemleverantörens utsedda anställda har tillgång till registret. Tillgången till informationen förutsätter personligt användar-ID och lösenord. Sanasto förutsätter av alla systemleverantörer ändamålsenligt dataskydd samt iakttagande av principerna i personuppgiftslagen.

10. Rätten att kontrollera uppgifterna

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter i registret som gäller honom eller henne. Uppgifterna kan kontrolleras avgiftsfritt en gång per år. Om den registrerade vill få mera information om behandlingen av sina personuppgifter, kan han eller hon kontakta den ovannämnda personen som ansvarar för registerärenden. Kontrollbegäran ska lämnas med ett egenhändigt undertecknat eller på annat sätt verifierat dokument eller personligen hos den personuppgiftsansvarige.

11. Rätten att överföra information från ett system till ett annat

 

De registrerade har rätt att få de uppgifter som gäller dem och som de har skickat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätten att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

12. Den registrerades rätt att kräva rättelse av uppgifter

Den personuppgiftsansvarige rättar till, avlägsnar eller kompletterar personuppgifter i registret som med tanke på behandlingen är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller utgående från ett krav som har ställts av den registrerade.

Kravet på rättelse av uppgifterna ska skickas skriftligen och som undertecknat till adressen:

Sanasto, Högbergsgatan 30 A, 5:e vån., 00130 Helsingfors

I rättelsekravet ska specificeras vilken uppgift kravet gäller. Den registrerade har även möjlighet att själv rätta uppgifter som han eller hon finner inkorrekta i Sanastos webbtjänst.

13. Förvaring av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige förvarar personuppgifter så länge som den registrerades kundförhållande varar. Personuppgifternas avlägsnas när kundförhållandet avslutas.

Avvikande från det som konstaterats ovan sparas emellertid i registret uppgifter om den registrerades ersättningshistoria för att trygga den korrekta utbetalningen av upphovsrättsersättningarna samt uppgift om att den registrerade har varit Sanastos kund. Även till följd av förpliktelserna i bokföringslagen eller annan tillämplig lag kan uppgifter sparas under en längre tid.

14. Rätten att lämna klagomål

Den registrerade har rätt att lämna ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att den personuppgiftsansvarige försummar den tillämpliga dataskyddsregleringen när det gäller behandlingen av uppgifter som berör honom eller henne. Besvärsrätten begränsar inte andra administrativa medel för ändringssökande eller rättsskyddsmedel.