Tietosuojaseloste Lupakaupan käyttäjille

Tietosuojaseloste Sanaston ylläpitämästä kirjallisuuden käyttäjäasiakasrekisteristä.
Laadittu: 15.5.2018

1. Rekisteripitäjä

Sanasto ry (y-tunnus: 1981169-8)
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 9 5629 3300
info@sanasto.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

 

Laura Hautsalo
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 9 5629 3300
laura.hautsalo@sanasto.fi

3. Rekisterin nimi

Kirjallisuuden käyttäjäasiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään kirjallisuutta toiminnassaan käyttävien asiakkaiden (yritysten, yhteisöjen, elinkeinonharjoittajien ja yksityishenkilöiden) asiakassuhteen perustamiseen ja ylläpitoon, kirjallisuuden käyttöoikeussopimusten laatimiseen ja niiden mukaisten tekijänoikeuskorvausten laskutukseen sekä käyttäjäasiakassuhteen muuhun hoitamiseen ja hallinnointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri koostuu useista samaan tarkoitukseen käytettävistä osarekistereistä. Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • Yhteisökäyttäjäasiakkaan yhteys-/vastuuhenkilön nimi, osoite, puhelin-/faksinumero, sähköpostiosoite, y-tunnus, laskutusosoite
  • Henkilökäyttäjäasiakkaan nimi, osoite, puhelin-/faksinumero, sähköpostiosoite
  • Teosten käyttöyhteys
  • Laskutukseen liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröidyn perustietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään ja muusta rekisteröidyn toimittamasta aineistosta sekä viranomaisilta (mm. Patentti- ja rekisterihallituksen rekisteritiedot)

Henkilötietojen keräämiseen käytetään manuaalisen aineiston lisäksi suojattua internetyhteyttä, jonka kautta rekisteröityjen on mahdollista antaa itsestään rekisterin tietosisällön tarkoittamia tietoja. TLS-suojattua verkkoyhteyttä käytetään aina, kun lähetetään suojausta vaativia tietoja internetyhteyden kautta.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteröidyn henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto arkistoidaan lukittuun tilaan rekisterinpitäjän toimitiloissa.

Digitaalisesti tallennetut tiedot on suojattu asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan Sanaston henkilökunnalla sekä järjestelmätoimittajan määrätyillä työntekijöillä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. Halutessaan lisätietoja henkilötietojensa käsittelystä rekisteröity voi ottaa yhteyttä edellä kohdassa 2 mainittuun rekisteriasioita hoitavaan henkilöön. Siinä tapauksessa, että rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, on hänen esitettävä tarkastuspyyntönsä omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

11. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn esittämästä vaatimuksesta.

Tiedon korjaamista koskeva vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Korkeavuorenkatu 30A 5krs., 00130 HELSINKI. Vaatimuksessa on yksilöitävä, mitä tietoa vaatimus koskee.

Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus itse korjata virheellisiksi havaitsemiaan tietoja rekisterinpitäjän verkkopalvelun kautta.

13. Henkilötietojen säilytys

Rekisterinpitäjä säilyttää käyttäjäasiakkaalta kerättyjä henkilötietoja rekisterissä kirjanpitolain tai muun soveltuvan lain velvoitteiden mukaisesti, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

14. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei noudata häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.