Dataskyddsbeskrivning för användarkundregistret av litteratur

Dataskyddsbeskrivning för kundregister för användare av litteratur. Upprättad den 15 maj 2018.

1. Personuppgiftsansvarig

Sanasto rf (FO-nummer: 1981169-8)
Högbergsgatan 30 A, 5:e vån., 00130 Helsingfors
+358 9 5629 3300
info@sanasto.fi

2. Ansvarig för registerärenden

 

Laura Hautsalo
Högbergsgatan 30 A, 5:e vån., 00130 Helsingfors
+358 9 5629 3300
info@sanasto.fi

3. Registrets namn

Kundregister för användare av litteratur

4. Syftet med behandlingen av personuppgifter

De uppgifter som har sparats i registret används för etablering och upprätthållande av ett kundförhållande med kunder som i sin verksamhet använder litteratur (företag, samfund, näringsidkare och privatpersoner), för upprättande av avtal om rätten att använda litteratur och för faktureringen av upphovsrättsersättningarna enligt dem samt för annan skötsel och förvaltning av användarkundförhållandet.

5. Registrets datainnefåll

Registret består av flera olika delregister som används i samma syfte. Följande uppgifter kan sparas om den registrerade:

  • Namnet, adressen, telefon-/faxnumret, e-postadressen, FO-numret och faktureringsadressen för en samfundsanvändarkund
  • Namnet, adressen, telefon-/faxnumret och e-postadressen för en individuell användarkund
  • Verkens användningssamband
  • Uppgifter i anslutning till faktureringen

6. Regelmässiga informationskällor

Basuppgifter om den registrerade samlas av den registrerade själv och från annat material som den registrerade lämnat samt från myndigheter (bl.a. Patent- och registerstyrelsens registeruppgifter).

För att samla in personuppgifter används förutom manuellt material en skyddad internetförbindelse, genom vilken de registrerade själva kan lämna sådana uppgifter om sig själva som avses i registrets datainnehåll. En TLS-skyddad nätförbindelse används alltid då uppgifter som ska skyddas sänds via en internetförbindelse.

7. Regelmässig överlåtelse av information

Registeruppgifter överlåts inte regelmässigt.

8. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter om den registrerade överförs inte regelmässigt utanför EU och EES.

 

9. Principerna för skyddande av registret

Manuellt material arkiveras bakom lås i den personansvariges lokaler.

Information som har sparats digitalt har skyddats med ändamålsenliga tekniska åtgärder. Endast Sanastos personal samt systemleverantörens utsedda anställda har tillgång till registret.

10. Rätten att kontrollera uppgifterna

Den registrerade har rätt att kontrollera de uppgifter i registret som gäller honom eller henne. Uppgifterna kan kontrolleras avgiftsfritt en gång per år. Om den registrerade vill få mera information om behandlingen av sina personuppgifter, kan han eller hon kontakta personen som ansvarar för registerärenden och nämns ovan under punkt 2. Om den registrerade vill använda sig av sin kontrollrätt, ska han eller hon begära detta i en egenhändigt undertecknad eller på ett därmed jämförbart sätt bestyrkt handling eller personligen hos den personuppgiftsansvarige.

11. Rätten att överföra information från ett system till ett annat

De registrerade har rätt att få de uppgifter som gäller dem och som de har skickat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätten att överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.

12. De registrerades rätt att kräva rättelse av uppgifter

Den personuppgiftsansvarige rättar till, avlägsnar eller kompletterar personuppgifter i registret som med tanke på behandlingen är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade på eget initiativ eller utgående från ett krav som har ställts av den registrerade.

Kravet på rättelse av uppgifterna ska skickas skriftligen och som undertecknat till adressen: Högbergsgatan 30 A, 5:e vån., 00130 HELSINGFORS. I kravet ska specificeras vilken uppgift det gäller.

Den registrerade har även möjlighet att själv rätta uppgifter som han eller hon finner inkorrekta genom den personuppgiftsansvariges webbtjänst.

13. Förvaring av personuppgifter

Den personuppgiftsansvarige sparar personuppgifter som har samlats av användarkunderna i registret i enlighet med bokföringslagen eller annan tillämplig lag, varefter uppgifterna avlägsnas.

14. Rätten att lämna klagomål

Den registrerade har rätt att lämna ett klagomål till den behöriga tillsynsmyndigheten, om han eller hon anser att den personuppgiftsansvarige försummar den tillämpliga dataskyddsregleringen när det gäller behandlingen av uppgifter som berör honom eller henne. Besvärsrätten begränsar inte andra administrativa medel för ändringssökande eller rättsskyddsmedel.