Tietosuojaseloste sidosryhmille

Tietosuojaseloste Sanaston ylläpitämästä sidosryhmärekisteristä.
Laadittu: 15.5.2018

1. Rekisteripitäjä

Sanasto ry (y-tunnus: 1981169-8)
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 9 5629 3300
[email protected]

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Maija Lielahti
Korkeavuorenkatu 30 A, 00130 Helsinki
+358 (0)9 5629 3300
[email protected]

3. Rekisterin nimi

Sidosryhmärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään Sanasto ry:n sekä sen sidosryhmiin ja yhteistyökumppaneihin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteri sisältää sen tarkoituksen toteuttamiseksi tarvittavat tiedot. Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

  • Nimitiedot
  • Titteli/asema
  • Työnantaja
  • Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään (mm. tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten lehdistä ja muista julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internet- ja muista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 

Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Rekisteröidyn henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto arkistoidaan lukittuun tilaan rekisterinpitäjän toimitiloissa ja on ainoastaan Sanaston henkilökunnan käytössä.

Digitaalisesti tallennetut tiedot on suojattu asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan Sanaston henkilökunnalla sekä järjestelmätoimittajan määrätyillä työntekijöillä. Tietoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Sanasto edellyttää kaikilta järjestelmätoimittajiltaan asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. Halutessaan saada lisätietoja henkilötietojensa käsittelystä rekisteröity voi ottaa yhteyttä edellä mainittuun rekisteriasioita hoitavaan henkilöön. Siinä tapauksessa, että rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, on hänen esitettävä tarkastuspyyntönsä omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

11. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

12. Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn esittämästä vaatimuksesta.

Tiedon korjaamista koskeva vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Sanasto, Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs., 00130 Helsinki.

Vaatimuksessa on yksilöitävä, mitä tietoa vaatimus koskee.

13. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sidosryhmäviestintä rekisteröidylle on tarpeellista rekisteripitäjän tai rekisteröidyn oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.  Rekisterin tiedot poistetaan välittömästi, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole, tai mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lain tai muun viranomaismääräyksen mukaista velvoitetta tietoja säilyttää. Tiedot poistetaan myös silloin, kun rekisteröity lopettaa työskentelyn Sanaston sidosryhmäorganisaatiossa.

14. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että rekisterinpitäjä ei noudata häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valitusoikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.