Tietosuojaseloste sidosryhmille

Tietosuojaseloste Sanaston ylläpitämästä sidosryhmärekisteristä.
Laadittu: 15.5.2018

Sanasto ry (y-tunnus: 1981169-8)
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 9 5629 3300
[email protected]

Juristi Ville Verronen, Sanasto ry
Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs 00130 Helsinki
+358 50 305 8224
[email protected]

Sidosryhmärekisteri

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään Sanasto ry:n sekä sen sidosryhmiin ja yhteistyökumppaneihin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen.

Rekisteri sisältää sen tarkoituksen toteuttamiseksi tarvittavat tiedot. Rekisteröidystä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• Nimitiedot
• Titteli/asema
• Työnantaja
• Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään (mm. tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Tietoja voidaan kerätä myös ulkopuolisista lähteistä, kuten lehdistä ja muista julkaisuista, yleisesti saatavilla olevista internet- ja muista lähteistä sekä ulkopuolisten palveluntarjoajien pitämistä rekistereistä.

Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta.

Rekisteröidyn henkilötietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n ja ETA:n ulkopuolelle.

Manuaalinen aineisto arkistoidaan lukittuun tilaan rekisterinpitäjän toimitiloissa ja on ainoastaan Sanaston henkilökunnan käytössä.

Digitaalisesti tallennetut tiedot on suojattu asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan Sanaston henkilökunnalla sekä järjestelmätoimittajan määrätyillä työntekijöillä. Tietoihin pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Sanasto edellyttää kaikilta järjestelmätoimittajiltaan asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat, rekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa toteutettuna. Halutessaan saada lisätietoja henkilötietojensa käsittelystä rekisteröity voi ottaa yhteyttä edellä mainittuun rekisteriasioita hoitavaan henkilöön. Siinä tapauksessa, että rekisteröity haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, on hänen esitettävä tarkastuspyyntönsä omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn esittämästä vaatimuksesta.

Tiedon korjaamista koskeva vaatimus tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Sanasto, Korkeavuorenkatu 30 A, 5.krs., 00130 Helsinki.

Vaatimuksessa on yksilöitävä, mitä tietoa vaatimus koskee.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sidosryhmäviestintä rekisteröidylle on tarpeellista rekisteripitäjän tai rekisteröidyn oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.  Rekisterin tiedot poistetaan välittömästi, kun käyttötarkoituksen mukaista perustetta niiden säilyttämiseen ei ole, tai mikäli rekisterinpitäjällä ei ole lain tai muun viranomaismääräyksen mukaista velvoitetta tietoja säilyttää. Tiedot poistetaan myös silloin, kun rekisteröity lopettaa työskentelyn Sanaston sidosryhmäorganisaatiossa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että rekisterinpitäjä ei noudata häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valitusoikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.