Sanastos sätt att ta hand om dataskydd

Hurdana uppgifter samlar vi om dig och varför?

Alla har rätt att veta vilka uppgifter som sparas om dem och varför.

Vi vill berätta om vårt sätt att ta hand om dataskyddet på ett så öppet, klart och lättbegripligt sätt som möjligt. Om du efter att ha läst den här sidan har några som helst frågor rörande dataskyddet på Sanasto, kan du alltid kontakta oss!

Vi samlar in uppgifter om våra kunder endast för att kunna betala ut upphovsrättsersättningar som effektivt som möjligt. Upphovspersonerna inom litteratur ger största delen av sina uppgifter själva i tjänsten oma.sanasto.fi: till exempel kontaktuppgifter och bankuppgifter. Beskattningsuppgifter får vi också av myndigheter. Därtill samlar vi från olika håll information om användningen av litterära verk för att kunna betala ersättningar: av till exempel bibliotek får vi lånestatistik för att kunna betala ut utlåningsersättningar.

De kontaktuppgifter som upphovspersonerna gett används i kommunikationen med kunden. Vi informerar kunderna om viktiga saker och kontaktar enskilda upphovspersoner vid behov. Vi samlar in statistik om några saker (till exempel de litterära genrer som upphovspersonerna representerar), men det är frivilligt att ge denna information. Vi sparar också information om de utbetalningar som gjorts till upphovspersoner.

Av kunderna till Sanasto Licensbutik samlar vi uppgifter med vilka användningen av verk kan faktureras och kontakter upprätthållas. Vi sparar också Licensbutikens faktureringsuppgifter.

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi tar hand om integritetsskyddet i alla situationer.

För Sanasto är det viktigt att skydda kundens uppgifter. Vi behandlar personuppgifter bara för att betala ut upphovsrättsersättningar, och vår personal har fått utbildning i dataskyddsfrågor. Vi värnar om våra kunders integritet.

Vi har tagit hand om dataskyddet i våra webbtjänster så att våra kunder kan skicka information till oss på nätet på ett tryggt sätt. Vi tar hand om integritetsskyddet också när vi ger kunden information per telefon, med e-post eller personligen. Därför kontrollerar vi alltid kundens identitet.

Det digitala datamaterial som Sanasto sparar har skyddats med ändamålsenliga tekniska metoder. Fysiskt material förvaras bakom lås. Endast Sanastos personal har tillgång till informationen. Därtill har några personer som är anställda av systemleverantören tillgång till digitala uppgifter. Vi förutsätter också att alla våra systemleverantörer sköter dataskyddet på ett korrekt sätt.

Till vem överlämnar vi dina uppgifter?

Sanasto överlämnar inte information till tredje parter utan en motiverad anledning.

Sanasto överlämnar aldrig uppgifter om upphovspersonerna till tredje parter utan en motiverad anledning. I praktiken kan uppgifter överlämnas till myndigheter, till exempel Skatteförvaltningen och FPA.

Information om enbart verk överlämnas också till Sanastos samarbetsorganisationer i situationer där överlämnandet är motiverat med tanke på utbetalningarna. Vi delar information om verk med bland annat Nationalbiblioteket för att få så noggrann information som möjligt till den databas som innehåller uppgifter om verk. När databasen är omfattande, kan även de utlåningsersättningar som Sanasto delar ut betalas effektivt med hjälp av den.

Upphovspersonerna inom litteratur kan själva välja i webbtjänsten oma.sanasto.fi om Sanasto får överlämna deras kontaktuppgifter i frågor som gäller tillstånd att använda verk. Sanasto överlämnar kontaktuppgifter till aktörer (t.ex. förlag eller teater) som frågar om möjligheten att använda ett verk enbart i de situationer där Sanasto inte själv beviljar användningslicenser. Sådana situationer är till exempel en återpublicering av ett helt verk eller bearbetning av ett verk till en annan konstform. Sanasto överlämnar inte information i andra syften och ser till exempel till att författarnas pseudonymer skyddas.

Vi överlämnar inte information om Licensbutikens kunder.

Hur länge sparar vi dina uppgifter?

Upphovspersonernas personuppgifter sparas så länge som de är kunder hos Sanasto. Uppgifternas raderas när kundförhållandet har tagit slut.
Utbetalningshistorian sparar vi längre, så länge som bokföringslagen förutsätter. Även faktureringsuppgifter gällande Licensbutikens kunder sparas enligt bestämmelserna i bokföringslagen.

Hur kan du påverka de uppgifter som har sparats om dig?

Kunderna har rätt att kontrollera de sparade uppgifterna och kräva deras rättelse.

Detta är en viktig del av dataskyddspraxis: kunderna har alltid rätt att kontrollera de uppgifter som har sparats om dem och kräva att de rättas.

I praktiken kan upphovspersonerna själva se och rätta största delen av de uppgifter som Sanasto har fått i tjänsten oma.sanasto.fi. När webbtjänsten hösten 2018 förnyas, kommer upphovspersonerna att se ännu mera information (bl.a. sin egen utlåningsstatistik).

Du har också rätt att se all information som Sanasto har sparat om dig. Du kan be att få se uppgifterna en gång per år avgiftsfritt. Om någon sådan uppgift som du inte själv kan komplettera i vår webbtjänst måste rättas, vänligen kontakta vår kundservice.

Du har också rätt att överföra de uppgifter som sparats om dig till ett annat system om du så vill – i detta fall sänder vi informationen i lämpligt digitalt format.

Information on kakor ("cookies")

Med kakor samlar vi information om användarna och förbättrar sidornas funktion.

Sanastos webbsidor använder kakor med vilka vi samlar in information om användningen av våra sidor och förbättrar deras funktion.

Kakor är små filer som sparas på din dator eller mobila enhet när du besöker vår webbsajt. De skadar inte användarnas utrustning eller filer. Med kakor samlar vi till exempel statistik om besöken på vår webbsajt och analyserar uppgifter. Ingen personlig information sparas i våra kakor.

Om du så vill, kan du hindra användningen av kakor genom att ändra inställningarna i din webbläddrare. Kom ihåg att en del funktioner på webbsajten dock förutsätter kakor. Därför kan webbsajten fungera sämre om du väljer att inte använda kakor.

Du kan också läsa Sanastos dataskyddsbeskrivningar:

Dataskyddsbeskrivning för upphovspersoner inom litteratur

Dataskyddsbeskrivning för användarkundregistret av litteratur

Kontakta Sanasto:

+358 (0)9 5629 3300 (vardagar kl. 10–15)
info@sanasto.fi