Registerbeskrivning

Personuppgiftslagen (523/1999). Registerbeskrivning enligt 10 §, utarbetad 16.5.2012

Namn: Sanasto ry, Sanasto rf
FO-nummer: 1981169-8
Postadress: Högbergsgatan 30 A, 5 vån., 00130 Helsingfors
Telefonnummer: +358 9 5629 3300
E-post: [email protected]

Namn: Pentti Nieminen
Adress: Högbergsgatan 30 A, 5 vån, 00130 Helsingfors
Telefonnummer: +358 9 5629 3360
E-post: [email protected]

Sanastos register över rättsinnehavare

Personuppgifter som sparats i registret används

• för att bilda och handha kundförhållanden
• för att redovisa ersättningar för upphovsrätten
• för att upprätthålla verk- och upphovsmannaregister
• för att samla och rikta in uppgifter om verkens användning och uppförande

Registret består av flera olika underavdelningar som används för samma ändamål. Man kan spara följande uppgifter om den registrerade:

• namn, adress, personnummer
• telefon-/faxnummer, e-postadress
• beskattningsuppgifter, kontaktuppgifter till bank, eventuella uppgifter om utmätning
• uppgifter om kundförhållandet, elektronisk anslutning, ip-adress
• förmånstagare
• pseudonymer
• ersättningshistoria
• upphovsroll (författare, översättare, redaktör)
• upphovsmannens produktion
• verkets namn
• uppgifter om verkets upphov
• användarnamn och lösenord

Basuppgifter om den registrerade samlas in från den registrerade, uppgifter från kundkontraktet och annat material som den registrerade gett för att kundförhållandet ska kunna skötas, från myndigheter (bl. a. Skatteverket), den registeransvarigas medlems- och systerorganisationer samt från andra samarbetsorganisationer.

För att samla in personuppgifter behövs, förutom manuellt material, också en skyddad internetförbindelse som kan ge de registrerade uppgifter om sig själva.  En SSL-skyddad anslutning används alltid när uppgifter som kräver sekretess ska ges via internet.

Uppgifter om verkens uppföranden samlas in via rapporter om radio- och tv-användning, programtablåer och andra rapporter.

Uppgifter från registret kan lämnas till myndigheter (bl. a. Skatteverket, Folkpensionsanstalten).

Ifall den registrerade inte har motsatt sig det i Sanasto-kontraktets personuppgiftsbilaga, kan den registrerades basuppgifter (namn, adress- och nummeruppgifter) samt uppgifter om verken ges till den registeransvarigas medlems-, syster- och samarbetsorganisationer för att försäkra sig om att utbetalningen av arvoden för upphovsrätten blir korrekt, i likhet med hur licens kan fås direkt av kunden för godtagbara och välgrundade syften.

Den registrerades bas- och verkuppgifter kan överlämnas för ovan nämnda ändamål  också utanför EU och EEC enligt personsekretesslagens 5 kapitel.

A. Manuellt materal
Manuellt material arkiveras i ett låst utrymme på den registeransvarigas kontor.

B. Material som är sparat på ADB
Tillgång till materialet förutsätter ett personligt användarnamn och lösenord. Sanastos personal och systemleverantörerna är de enda som har tillgång till registret.

Den registrerade har rätt att granska de uppgifter som finns sparade i registret och som rör honom eller henne. Man har rätt att granska registret avgiftsfritt en gång per år. Den som vill ha vidare uppgifter om hur hans/ hennes personuppgifter behandlats i registret kan ta kontakt med registeransvariga. Om den registrerade vill använda sig av sin granskningsrätt, bör han eller hon med stöd av personsekretesslagens 28 § visa upp en egenhändigt signerad begäran om granskning eller motsvarande dokument, eller personligen besöka den registeransvariga.